Verenigingsmonitor

Om verenigingen zo goed mogelijk te ondersteunen en inzichtelijk te maken hoe verenigingen zich tot elkaar verhouden heeft het KNKV in samenwerking met andere bonden een verenigingsmonitor ontwikkeld. De verenigingsmonitor brengt situaties van verenigingen in kaart op basis van een vragenlijst die verenigingen invullen. Het invullen van de vragenlijst resulteert in benchmarkoverzicht waarin belangrijke informatie van verenigingen wordt gebundeld.

Nut en doel van verenigingsmonitor
Met de verenigingsmonitor krijg je als vereniging inzicht in hoe jouw vereniging ervoor staat door jouw vereniging te vergelijken met een groep andere verenigingen. Op welke terreinen gaat het goed? Waarin kan je nog verbeteringen doorvoeren? Waar liggen op dit moment de kansen? Zo kan je jouw beleidsplannen herijken, nieuwe plannen ontwikkelen en gerichte ondersteuning krijgen van het KNKV. "Het is een mooi concept waar waardevolle informatie uitkomt. De vragen houden je een spiegel voor, zetten je aan tot nadenken en brengen je op ideeën", aldus pilotvereniging Maassluis. Na het invullen van de vragenlijst krijg je toegang tot het benchmarkdashboard: een tool waarin de gegevens van alle verenigingens amenkomen en vergelijkende resultaten overzichtelijk worden weergeven. Je kunt in dit benchmarkdashboard jouw vereniging vergelijken met een groep andere verenigingen. Je kunt hierbij filteren op grootte. Hiermee krijg je inzicht in wat je als vereniging goed doet en wat je kunt oppakken en extra aandacht kunt geven.

Inhoud van verenigingsmonitor
De verenigingsmonitor bevat ongeveer 150 vragen en het kost ongeveer twee uur om deze vragenlijst in te vullen. De verenigingsmonitor is opgedeeld in de onderwerpen visie en strategie, kernfuncties, randvoorwaarden en additionele functies van de vereniging. De vragen gaan onder andere over verenigingsbeleid, accommodatiezaken, technisch beleid, arbitrage en zichtbaarheid. Je vindt de pdf-versie van de vragenlijst hier.

Invullen van verenigingsmonitor
Halverwege april ontvangt elke vereniging een persoonlijke inlogcode die gekoppeld is aan het mailadres van de secretaris. Omdat de vragen over specifieke onderwerpen gaan zijn deze waarschijnlijk niet door één persoon in te vullen, maar hoe pak je dat dan aan? Er zijn verschillende manieren om de verenigingsmonitor in te vullen. 

  • Je spreekt op één avond af met alle personen die nodig zijn om de vragenlijst invullen. Je loopt dan met zijn allen de vragenlijst door en vult hem in één keer helemaal in;
  • Eén persoon zoekt via de pdf-versie bij verschillende personen de benodigde informatie, door hen de antwoorden op een aantal vraagnummers te vragen. Deze personen geven de antwoorden door en één persoon vult dan de vragenlijst in. Let wel op: de pdf-versie verschilt van de online versie. In de online versie zijn bepaalde antwoorden al voor jouw vereniging ingevuld (zoals ledencijfers) en worden bepaalde vragen niet gevraagd omdat je eerder een keer nee invult. Daardoor komen de vraagnummers van de online- en pdf-versie niet overeen;
  • Eén of twee personen gaan de vragenlijst helemaal invullen. Dit moeten wel personen zijn die goed op de hoogte zijn van alle aspecten binnen de vereniging. Hierna controleren mensen met specifieke portefeuilles de antwoorden.

Advies 
In februari is er een pilot gedraaid en is gekeken welke manier van invullen het beste werkt voor verenigingen. Uit de pilot bleek dat de meeste verenigingen de verenigingsmonitor hebben ingevuld door op één avond af te spreken met de voorzitter en secretaris en de rest van het bestuur te vragen om die avond telefonisch bereikbaar te zijn voor vragen. Op die avond kun je dan in één keer door de hele vragenlijst heen. "Ons advies aan andere verenigingen is om één of twee personen te kiezen die veel algemene kennis hebben over de vereniging en die vragen die ze niet kunnen beantwoorden uit te zetten bij anderen", aldus pilotvereniging Kesteren. We raden het af om de link van de vragenlijst door te sturen naar verschillende personen met het idee dat iedereen de vragen kan invullen waar hij/zij de antwoorden van weet. Het is namelijk niet mogelijk om naar een volgende pagina te gaan als er één antwoord niet is ingevuld.

Benchmark Dashboard
De gegevens uit de verenigingsmonitor én de centrale database van het KNKV komen in het Benchmark Dashboard samen. Hiermee krijg je inzicht in hoe jouw vereniging ervoor staat door jouw vereniging te vergelijken met een groep andere verenigingen. Verenigingen kunnen zich met de benchmark vergelijken met verenigingen in hun directe omgeving, van dezelfde grootte of spelend in dezelfde competitieklasse. Met de verkregen inzichten kunnen verenigingen van elkaar leren door goede voorbeelden met elkaar te delen. Het Benchmark Dashboard is toegankelijk voor iedere vereniging die de verenigingsmonitor heeft ingevuld. Een voorbeeld van het Benchmark Dashboard vind je op de website van de KNHB.

Vragen
Heb je een vraag over de verenigingsmonitor en staat deze vraag niet tussen de veelgestelde vragen? Neem dan contact op met mariska.kool@knkv.nl.