Statuten en Huishoudelijk reglement

Bij het oprichten van een vereniging ben je verplicht om statuten op te stellen. Dit zijn de basisregels voor je vereniging. Uitbreidingen en aanvullingen op deze regels, zoals over het aanvragen van het lidmaatschap, de contributiebetaling, de besluitvorming binnen het bestuur of het gebruik van het clubhuis leg je als bestuurder vast in het huishoudelijk reglement.

De statuten worden notarieel vastgelegd en bij de Kamer van Koophandel gedeponeerd. Die bevatten onder meer bepalingen over de oprichting van de vereniging, op welke wijze bestuursleden worden verkozen, hoe een ledenvergadering tot stand komt en op welke wijze een lidmaatschap begint en eindigt.

Wijzigen van statuten

Het is verstandig om de statuten zo volledig mogelijk te maken. Als iets niet in de statuten staat, is de wet van toepassing. De algemene ledenvergadering moet over een statutenwijziging besluiten. De statuten zijn vastgelegd in een notariële akte, bij een statutenwijziging moet dit opnieuw in een nieuwe notariële akte worden vastgelegd.

Over de inhoud van de statuten en de eisen waaraan deze moeten voldoen kan de notaris je adviseren.

WBTR

Sinds 1 juli 2021 is de WBTR van toepassing. De Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen regelt vooral dat de belangen van een vereniging goed gediend worden.

Veel van wat nu in deze wet extra wordt vastgelegd als verplichting is al gangbaar in de praktijk, en de aanpassingen zijn in principe nihil voor verenigingen. Tenzij je daadwerkelijk de wet overtreedt. Bijvoorbeeld doordat de voorzitter altijd een dubbele stem heeft, of dat je inkopen doet bij het bedrijf van één van je bestuurders zonder andere marktpartijen benaderd te hebben en de betreffende bestuurder betrokken is bij de bestelling.

Het KNKV heeft samen met PlasBossinade Notarissen nieuwe modelstatuten opgesteld, waarbij de WBTR gerelateerde onderwerpen zijn terug te vinden bij artikel 9 en 10. Deze modelstatuten gaan verder dan alleen de aanpassingen voor de WBTR. Hierin zijn ook mogelijkheden opgenomen hoe om te gaan met digitaal stemmen. Dit is ondergebracht in artikel 18. Momenteel is het bij wet nog niet toegestaan om een hybride vergadering te organiseren.
Veel verenigingen lopen tegen het quorum aan wat aanwezig moet zijn om tot beslissingen te komen. De wet geeft niet de verplichting om een minimum aanwezigheid op te nemen, maar het advies is om dit wel te doen. Dit is verwerkt in artikel 19.

Binnen de sport, ook binnen het korfbal, hebben we helaas te maken met toenemend aantal strafbare feiten op het gebied van grensoverschrijdend gedrag. We hebben in de afgelopen periode moeten constateren dat bij diverse verenigingen de statuten op dit punt niet voorzien in mogelijkheden om over te gaan tot sancties. In de voorbeeldstatuten is daar aandacht aan besteed. Er is daarnaast de verplichte meldplicht voor de vereniging bij KNKV en NOC*NSF. Dit onderwerp is ondergebracht in artikel 6.

Van belang is om te beseffen dat bij de eerste aanpassing van statuten na 1 juli 2021 deze wel moeten voldoen aan datgene wat in de wetgeving omtrent de WBTR is opgenomen. In de wet staan een aantal zaken die niet direct in de statuten op zijn genomen omdat ze reeds in de wet staan en het advies is om de statuten niet te uitgebreid te maken. Dit betreft onder andere:

• Dat een bestuurslid niet deelneemt aan beraadslaging en besluitvorming, indien het betreffende bestuurslid daarbij een direct of indirect belang heeft dat strijdig is met het belang van de vereniging. Wanneer daardoor geen besluit kan worden genomen, wordt het besluit genomen door de algemene vergadering.
• Bestuursleden hebben een raadgevende stem in de algemene vergadering (ALV).
• In het geval van volledige afwezigheid van bestuurders moet er een alternatieve mogelijkheid zijn om toch besluiten te nemen. Binnen de WBTR wordt dit aangeduid als de door de ALV benoemde continuïteitscommissie. Vaak wordt door adviesbureaus gesuggereerd deze op voorhand in te stellen, maar de wet stelt dit niet verplicht. Het kan een optie zijn om er voor te kiezen om in de statuten op te nemen om zo’n commissie door de ALV te laten benoemen, zodat deze in geval van een bestuurlijke calamiteit meteen aan de slag kan. Overigens worden deze commissieleden bij de uitoefening van hun tijdelijke bestuursfunctie gelijkgesteld aan bestuursleden.

Klik hier voor de modelstatuten van het KNKV voor haar verenigingen.