Inleiding
Het uitoefenen van een vrijwilligersfunctie binnen het KNKV wordt bijzonder gewaardeerd en de werkelijk gemaakte kosten kunnen – binnen de geldende richtlijnen – worden gedeclareerd. Deze richtlijnen die hieronder nader zijn uitgewerkt gelden voor alle vrijwilligers binnen ons verbond. Het is voor het KNKV van groot belang, dat op een eenduidige wijze wordt gewerkt. Dit geeft duidelijkheid aan het bureau, de vrijwilligers en de budgetverantwoordelijken. Als er onduidelijkheid bestaat over de vraag of de kosten declarabel zijn, dan is het wenselijk om dit op voorhand met het team financiën te bespreken om discussies te voorkomen (crediteurenadministratie@knkv.nl).
Basis voor alle declaraties is dat deze gemaakt worden ten behoeve van de functie-uitoefening. Eventuele aanvullende of afwijkende afspraken worden door de directie gemaakt en schriftelijk vastgelegd. Zonder schriftelijke vastlegging van een aanvullende of afwijkende afspraak, wordt de declaratie niet betaalbaar gesteld.
Aangaan van verplichtingen
In sommige gevallen worden kosten niet gedeclareerd, maar worden er verplichtingen aangegaan. In dat geval is het uitgangspunt, dat alle verplichtingen die door het KNKV worden aangegaan via de bureauorganisatie lopen. In een aantal situaties zullen om pragmatische redenen verplichtingen door kaderleden (vrijwilligers) worden aangegaan of worden voorgeschoten.
Voor alle verplichtingen geldt, dat wanneer deze een bedrag van € 100,00 te boven gaan er vooraf goedkeuring moet zijn gegeven door de directie van het KNKV. Wanneer deze goedkeuring niet vooraf gevraagd is, heeft de directie het recht om (uit-)betaling te weigeren.
De verplichtingen kunnen worden onderverdeeld in:
- Contracten met derden;
- Vergaderingen & bijeenkomsten
- Representatie
- Opleidingen
- Reis- en verblijfkosten
- Arbitrage officials
Contracten met derden
Een kaderlid mag alleen contracten – binnen de hierboven genoemde kaders (onder een bedrag van € 100,00) – aangaan voor een eenmalig product of dienst. Alleen de directie is bevoegd om de volgende contracten aan te gaan:
- Contracten met een looptijd van meer dan 1 jaar;
- Arbeidsovereenkomsten, waaronder begrepen uitzendkrachten en stagiaires. Deze overeenkomsten lopen te allen tijde via de personeel- en salarisadministratie;
Vergaderingen & bijeenkomsten
Vergaderingen van het bondsbestuur, commissies of werkgroepen alsmede thema-avonden zoals regio bijeenkomsten, competitieavonden, technische kaderavonden etc. vinden plaats op het bondsbureau te Papendal of op een verenigingsaccommodatie.
Wordt een vergadering op een verenigingsaccommodatie gehouden, dan bedraagt de vergoeding voor het gebruik van de accommodatie € 12,50 per uur tot een maximum van € 40,00 per activiteit. Daarnaast mag de vereniging per persoon maximaal twee consumpties declareren. De voorzitter van de vergadering accordeert de factuur, vermeldt op de factuur voor welke commissie of werkgroep de vergadering was en noteert het aantal deelnemers of deelt de presentielijst met crediteurenadministratie@knkv.nl.
Bij officiële commissies en werkgroepen is het een goed gebruik om het korfbalseizoen af te sluiten met een samenbindende activiteit. Voor deze activiteit mag eenmaal per seizoen een bedrag van € 20,00 per KNKV-vrijwilliger gedeclareerd worden.
Representatie
Representatiekosten bij jubilea, ziekte, afscheid etc. binnen een kaderfunctie zijn declarabel tot een maximum van € 25,00. De attentie wordt in voorkomende gevallen aangeboden door het bondsbestuur, de commissie of werkgroep en vindt namens het KNKV plaats. De aangeboden attentie dient in verhouding te staan tot de staat van dienst.
In geval van overlijden van een kaderlid is een afzonderlijk protocol van toepassing. Deze is op te vragen via het bondsbureau.
Representatiekosten en/of cadeaus voor verjaardagen, huwelijken, zakelijke jubilea zijn niet declarabel.
Opleidingen
Voor docenten of inleiders bij officiële KNKV-opleidingen zijn afzonderlijke normbedragen per opleiding vastgesteld. De normbedragen zijn via het bondsbureau op te vragen.
Reis- en verblijfkosten
Voor het reizen van het woonadres naar de plaats waar de KNKV-activiteit plaatsvindt mogen de reiskosten volgens het door de bondsraad vastgestelde besluit vergoeding reiskosten worden gedeclareerd. Voor de volledigheid worden er altijd kilometers verrekend volgens de kortste reisroute op basis van de postcodetabel.
Als er op één locatie twee aansluitende KNKV-activiteiten plaatsvinden, mag slechts éénmaal de reisafstand worden gedeclareerd.
Arbitrage officials
Voor de kosten die in dit verband gedeclareerd mogen worden, wordt verwezen naar de algemene kaders voor arbitrageofficials Zie hiervoor xxx
Reiskosten voor bijscholingsavonden, conditietesten etc. worden vergoed op basis van de geldende reiskostenregeling.
Overige kosten
Overige kosten anders dan in deze richtlijnen genoemd zijn niet declarabel.
Wijze van declareren
Alle declaraties dienen via “Mijn Korfbal” te worden ingediend. De uitgaven die ten behoeve van het KNKV zijn gedaan, dienen te worden onderbouwd d.m.v. een bon, kwitantie of ander betalingsbewijs, die samen met de declaratie wordt ingediend.
De handleiding hoe dit in zijn werkt gaat is hier te vinden.
Declaraties worden zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen één maand ingediend na de betreffende activiteit. Declaraties ouder dan 3 maanden komen niet meer voor uitbetaling in aanmerking.
Alle voorgaande richtlijnen met betrekking tot het declareren en aangaan van verplichting door KNKV-vrijwilligers zijn hiermee komen te vervallen.