Koninklijk Nederlands Korfbalverbond (KNKV)
Papendallaan 60, 6816 VD Arnhem
026-3035400

KvK-nummer: 40479961

Privacycontactpunt: klachten@knkv.nl

Dit privacy statement geldt voor iedereen van wie het KNKV persoonsgegevens verwerkt, waaronder:

• leden
• oud-leden
• ouders, verzorgers en wettelijke vertegenwoordigers van minderjarige leden
• vrijwilligers
• bestuurders
• trainers en coaches
• arbitrageofficials
• medewerkers
• sollicitanten
• cursisten
• deelnemers aan evenementen
• bezoekers van websites en digitale omgevingen
• gebruikers van mijn.korfbal.nl
• contactpersonen van verenigingen
• contactpersonen van leveranciers, sponsoren en andere zakelijke relaties

Afhankelijk van uw relatie met het KNKV kunnen wij onder meer verwerken:

3.1 Basisgegevens
• naam
• adres
• woonplaats
• geboortedatum
• geslacht
• contactgegevens

3.2 Lidmaatschaps- en sportgegevens
• relatiecode
• lidmaatschapspositie
• verenigingsgegevens
• functies en rollen
• teams
• wedstrijduitslagen
• opleidingen en diploma’s
• arbitragekwalificaties

3.3 Financiële gegevens
• betaalgegevens
• facturen
• contributie- en betalingsinformatie

3.4 Digitale gegevens
• accountgegevens
• authenticatiegegevens
• loggegevens
• IP-adres
• apparaat- en browserinformatie

3.5 Bijzondere of gevoelige persoonsgegevens

Bij de behandeling van integriteitsmeldingen en tuchtzaken kunnen bijzondere persoonsgegevens of strafrechtelijke persoonsgegevens worden verwerkt indien dit noodzakelijk is.

Wij verwerken persoonsgegevens voor de uitvoering van onze sportieve, administratieve, opleidings-, communicatie-, integriteits- en wettelijke taken. Een overzicht van de belangrijkste verwerkingen van persoonsgegevens is opgenomen in hoofdstuk 14. Daarin is per verwerking aangegeven welke persoonsgegevens worden verwerkt, op welke grondslag dit gebeurt, met wie gegevens worden gedeeld en hoe lang deze worden bewaard.

Het KNKV verwerkt persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat. Afhankelijk van het doel van de verwerking kan het KNKV persoonsgegevens verwerken op basis van:

5.1 Uitvoering van een overeenkomst
Wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent of om op uw verzoek maatregelen te nemen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst.

5.2 Wettelijke verplichting
Wanneer het KNKV persoonsgegevens moet verwerken om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

5.3 Gerechtvaardigd belang
Wanneer het KNKV een gerechtvaardigd belang heeft bij de verwerking en uw belangen, grondrechten en vrijheden niet zwaarder wegen dan dit belang. Het KNKV maakt hierbij een zorgvuldige afweging van de betrokken belangen.

5.4 Toestemming
Wanneer u toestemming heeft gegeven voor een specifieke verwerking van persoonsgegevens. U kunt deze toestemming op ieder moment intrekken.

5.5 Bescherming van vitale belangen
Wanneer de verwerking noodzakelijk is om vitale belangen van u of van een andere persoon te beschermen.

Niet iedere verwerking van persoonsgegevens is gebaseerd op dezelfde wettelijke grondslag. Welke grondslag van toepassing is, hangt af van het doel van de verwerking. In hoofdstuk 14 van dit privacy statement is per verwerking aangegeven welke grondslag of grondslagen worden gebruikt.

Het KNKV deelt persoonsgegevens uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van haar werkzaamheden, wanneer dit wettelijk verplicht is of wanneer hiervoor een andere geldige grondslag bestaat.

Afhankelijk van het doel van de verwerking kunnen persoonsgegevens worden gedeeld met onder meer:

• verenigingen
• opleidings- en examenpartners
• leveranciers van ICT-diensten
• betaaldienstverleners
• accountants en adviseurs
• toezichthoudende instanties
• overheidsinstanties
• andere partijen voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de werkzaamheden van het KNKV

Wanneer een partij persoonsgegevens verwerkt in opdracht van het KNKV, treft het KNKV passende maatregelen om persoonsgegevens te beschermen. Indien vereist wordt een verwerkersovereenkomst gesloten waarin afspraken worden vastgelegd over de beveiliging en het gebruik van persoonsgegevens.

Gebruik van systemen en applicaties

Voor de uitvoering van haar werkzaamheden maakt het KNKV gebruik van verschillende systemen en applicaties waarin persoonsgegevens kunnen worden verwerkt. Het betreft onder meer:

• Sportlink
• mijn.korfbal.nl
• websites en digitale omgevingen van het KNKV
• Microsoft 365
• financiële systemen
• TeamTV en andere opleidingssystemen
• communicatiesystemen
• andere door het KNKV goedgekeurde ICT-diensten

Deze systemen ondersteunen de uitvoering van de verschillende verwerkingen die in dit privacy statement zijn beschreven. Welke persoonsgegevens worden verwerkt, hangt af van het doel van de verwerking en de rol van de gebruiker.

Indien persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, zorgt het KNKV voor passende waarborgen overeenkomstig de AVG. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren door gebruik te maken van door de Europese Commissie goedgekeurde beschermingsmaatregelen.

Het KNKV kan gebruikmaken van door het KNKV goedgekeurde digitale hulpmiddelen en AI-oplossingen ter ondersteuning van werkzaamheden.

Wanneer daarbij persoonsgegevens worden verwerkt, gebeurt dit uitsluitend binnen passende organisatorische en technische beveiligingsmaatregelen.

Het KNKV voert geen uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming uit die voor betrokkenen rechtsgevolgen heeft, tenzij dit wettelijk is toegestaan.

Het KNKV bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een wettelijke verplichting of een gerechtvaardigd belang aanleiding geeft om gegevens langer te bewaren.

De bewaartermijn kan verschillen per verwerking en type persoonsgegevens.

Voorbeelden hiervan zijn:

• lidmaatschapsgegevens: gedurende het lidmaatschap en, voor zover noodzakelijk, daarna voor administratieve, juridische en sporthistorische doeleinden
• financiële gegevens: conform de wettelijke fiscale bewaartermijnen
• opleidings-, certificerings- en diplomagegevens: zolang noodzakelijk om behaalde kwalificaties en diploma’s te kunnen registreren en aantonen
• persoonsgegevens in verband met integriteitsmeldingen, tuchtzaken of juridische procedures: zolang noodzakelijk voor de behandeling van de zaak en eventuele wettelijke verplichtingen
• log- en beveiligingsgegevens: zolang noodzakelijk voor beheer-, controle- en beveiligingsdoeleinden

In sommige gevallen kan het KNKV persoonsgegevens archiveren indien dit noodzakelijk is voor historische, administratieve, juridische of sportgerelateerde doeleinden.

Een nadere uitwerking van de bewaartermijnen per verwerking is opgenomen in hoofdstuk 14 van dit privacy statement.

Het KNKV treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, onrechtmatig gebruik en andere vormen van onrechtmatige verwerking.

Voorbeelden hiervan zijn:

• multifactor-authenticatie
• toegangsbeheer
• logging
• monitoring
• versleuteling waar passend
• back-ups
• periodieke beveiligingscontroles
• bewustwording en instructie van medewerkers en vrijwilligers

Het KNKV evalueert deze maatregelen periodiek en past deze waar nodig aan op gewijzigde risico’s, technologische ontwikkelingen en wettelijke vereisten.

U heeft onder andere het recht op:

• inzage
• correctie (rectificatie) van persoonsgegevens
• verwijdering van persoonsgegevens
• beperking van verwerking
• bezwaar
• overdraagbaarheid van gegevens
• intrekking van toestemming

Verzoeken kunnen worden ingediend via klachten@knkv.nl.

Het KNKV kan aanvullende informatie vragen om uw identiteit vast te stellen voordat een verzoek wordt behandeld.

Het KNKV kan dit privacy statement van tijd tot tijd wijzigen, bijvoorbeeld vanwege wijzigingen in wet- en regelgeving, nieuwe verwerkingen van persoonsgegevens of veranderingen in de dienstverlening.

De meest actuele versie van dit privacy statement wordt gepubliceerd op de website van het KNKV.

Wij adviseren u dit privacy statement regelmatig te raadplegen zodat u op de hoogte blijft van eventuele wijzigingen.

14.1 Lidmaatschap en verenigingsadministratie

Doel
• Registratie van leden
• Beheer van lidmaatschappen
• Ondersteuning van verenigingen
• Uitvoering van bondstaken

Persoonsgegevens
• Naam
• Adresgegevens
• Contactgegevens
• Geboortedatum
• Geslacht
• Relatiecode
• Lidmaatschapsgegevens

Grondslag
• Uitvoering van de lidmaatschapsovereenkomst
• Gerechtvaardigd belang

Ontvangers
• Verenigingen
• Sportlink
• Geautoriseerde medewerkers van het KNKV

Bewaartermijn
Gedurende het lidmaatschap en daarna zolang noodzakelijk voor administratieve, juridische en sporthistorische doeleinden, waaronder het kunnen aantonen van lidmaatschapshistorie, behaalde kwalificaties en andere sportgerelateerde registraties.

14.2 Competities, wedstrijden en arbitrage

Doel
• Organisatie van wedstrijden en competities
• Aanwijzing van scheidsrechters en officials
• Vastleggen van uitslagen, standen en speelgerechtigdheid

Persoonsgegevens
• Naam
• Relatiecode
• Team- en verenigingsgegevens
• Wedstrijd- en arbitragegegevens
• Functies en kwalificaties

Grondslag
• Uitvoering van de overeenkomst
• Gerechtvaardigd belang

Ontvangers
• Verenigingen
• Competitie- en arbitragefunctionarissen.
• Sportlink.
• Mijn.korfbal.nl
• Geautoriseerde gebruikers van KNKV-systemen

Bewaartermijn
Zolang noodzakelijk voor sportieve, administratieve en historische doeleinden waaronder wedstrijdhistorie, competitieregistraties en arbitragehistorie

14.3 Opleidingen, cursussen en diploma’s

Doel
• Het aanbieden van (online) opleidingen, trainingen en leertrajecten
• Het registreren van deelname en voortgang
• Het ondersteunen van deskundigheidsbevordering en kwalificaties binnen de korfbalsport
• Verstrekken van certificaten en diploma’s

Persoonsgegevens
• Naam
• Contactgegevens
• Relatiecode
• Verenigingsgegevens
• Gegevens over deelname aan opleidingen
• Voortgangs- en resultaatgegevens
• Diplomaregistraties

Grondslag
• Uitvoering van de overeenkomst
• Gerechtvaardigd belang

Ontvangers
• Opleidingspartners
• Opleiders en begeleiders voor zover noodzakelijk voor de uitvoering van de opleiding
• TeamTV
• Geautoriseerde medewerkers

Bewaartermijn
Zolang noodzakelijk voor het aanbieden van opleidingen, het registreren van voortgang en het vastleggen van behaalde kwalificaties en diploma’s.

14.4 Vrijwilligers, bestuurders en functionarissen

Doel
• Ondersteunen van vrijwilligerswerkzaamheden
• Beheer van functies en autorisaties
• Communicatie over werkzaamheden

Persoonsgegevens
• Naam
• Contactgegevens
• Functiegegevens
• Verenigings- en KNKV-rollen

Grondslag
• Gerechtvaardigd belang
• Uitvoering van een overeenkomst of afspraak

Ontvangers
• KNKV
• Verenigingen
• Geautoriseerde functionarissen

Bewaartermijn
Zolang noodzakelijk voor de betreffende functie en de administratieve, organisatorische en juridische afhandeling daarvan.

14.5 Mijn.korfbal.nl

Doel
• Aanmaken en beheren van accounts
• Profielvalidatie
• Toegangsbeheer
• Aanbieden van gepersonaliseerde functionaliteiten

Persoonsgegevens
• Naam
• E-mailadres
• Relatiecode
• Geboortedatum
• Accountgegevens
• Autorisaties
• Log- en gebruiksgegevens

Grondslag
• Uitvoering van de overeenkomst
• Gerechtvaardigd belang

Ontvangers
• KNKV
• Technische leveranciers
• Geautoriseerde verenigings- en KNKV-functionarissen

Bewaartermijn
Gedurende het accountgebruik en daarna zolang noodzakelijk voor beveiliging, beheer, auditdoeleinden en wettelijke verplichtingen.

14.6 Communicatie en nieuwsbrieven

Doel
• Het informeren van leden, verenigingen, vrijwilligers, functionarissen en andere betrokkenen over activiteiten, competities, opleidingen, evenementen en andere KNKV-aangelegenheden
• Het verzenden van serviceberichten die noodzakelijk zijn voor het gebruik van KNKV-diensten of voor de uitvoering van het lidmaatschap
• Het verzenden van nieuwsbrieven en marketingcommunicatie voor zover dit op grond van de wet is toegestaan

Persoonsgegevens
• Naam
• E-mailadres
• Relatiecode
• Vereniging
• Functie of rol binnen het KNKV of een vereniging
• Communicatievoorkeuren
• Gegevens over aan- en afmeldingen voor communicatie

Grondslag
• Uitvoering van een overeenkomst
• Gerechtvaardigd belang
• Toestemming, indien wettelijk vereist

Ontvangers
• Geautoriseerde medewerkers van het KNKV
• Leveranciers van communicatie- en e-maildiensten
• Leveranciers van nieuwsbrief/marketingsystemen voor zover deze namens het KNKV persoonsgegevens verwerken

Bewaartermijn
• Zolang noodzakelijk voor de uitvoering van de communicatie waarvoor de gegevens worden gebruikt
• Gegevens die uitsluitend op basis van toestemming worden verwerkt, worden niet langer voor dat doel gebruikt nadat de toestemming is ingetrokken, tenzij een andere wettelijke grondslag van toepassing is
• Afmeldingen voor commerciële communicatie kunnen worden bewaard zodat het KNKV kan voorkomen dat onbedoeld opnieuw commerciële communicatie wordt verzonden

14.7 Websitebezoek en digitale diensten

Doel
• Het aanbieden en beheren van websites en digitale diensten van het KNKV
• Het verbeteren van de gebruiksvriendelijkheid, prestaties en beveiliging van websites en digitale omgevingen
• Het analyseren van het gebruik van websites en digitale diensten
• Het opsporen en voorkomen van misbruik, storingen en beveiligingsincidenten

Persoonsgegevens
• IP-adres
• Browsergegevens
• Apparaatgegevens
• Log- en gebruiksgegevens
• Cookiegegevens voor zover van toepassing
• Gegevens die gebruikers zelf verstrekken via formulieren of digitale diensten

Grondslag
• Gerechtvaardigd belang
• Toestemming, voor zover wettelijk vereist

Ontvangers
• Hostingproviders
• Leveranciers van websites en digitale diensten
• Analyse- en beveiligingsdienstverleners
• Geautoriseerde medewerkers van het KNKV

Bewaartermijn
• Zolang noodzakelijk voor het beheer, de beveiliging en de verbetering van de websites en digitale diensten
• Voor cookies en vergelijkbare technieken gelden de bewaartermijnen zoals opgenomen in het cookiebeleid of de cookie-instellingen van de betreffende website

14.8 Integriteit, tuchtzaken en meldingen

Doel
• Het ontvangen, registreren en behandelen van meldingen
• Het onderzoeken van mogelijke integriteitsschendingen, grensoverschrijdend gedrag en andere incidenten
• Het uitvoeren van tucht-, bezwaar- en beroepsprocedures
• Het beschermen van leden, verenigingen, vrijwilligers, medewerkers en andere betrokkenen
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen en verplichtingen die voortvloeien uit reglementen en procedures binnen de sport

Persoonsgegevens
• Naam en contactgegevens
• Relatiecode
• Verenigings- en functieverbanden
• Correspondentie
• Dossiergegevens
• Verklaringen van betrokkenen en getuigen
• Eventuele bijzondere persoonsgegevens
• Eventuele strafrechtelijke persoonsgegevens voor zover dit wettelijk is toegestaan

Grondslag
• Wettelijke verplichting
• Gerechtvaardigd belang
• Uitoefening, instelling of onderbouwing van rechtsvorderingen
• Uitdrukkelijke toestemming, indien dit voor een specifieke verwerking noodzakelijk is

Ontvangers
• Geautoriseerde medewerkers van het KNKV
• Bevoegde leden van tucht-, integriteits- en bezwaarorganen
• Centrum Veilige Sport Nederland (CVSN), voor zover noodzakelijk voor de behandeling van een melding
• Externe deskundigen, onderzoekers of adviseurs voor zover noodzakelijk voor de behandeling van een zaak
• Bevoegde overheidsinstanties indien het KNKV daartoe wettelijk verplicht is

Systemen
Voor het registreren en behandelen van meldingen kan het KNKV gebruikmaken van het Case Management Systeem Sport (CMSS). Toegang tot meldingen en dossiers is beperkt tot geautoriseerde personen die betrokken zijn bij de behandeling van de betreffende melding of procedure.

Bewaartermijn
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de behandeling van de melding, procedure of zaak. Daarbij houdt het KNKV rekening met wettelijke bewaartermijnen, verjaringstermijnen, archiveringsverplichtingen en de noodzaak om eerdere procedures te kunnen reconstrueren of verantwoorden.

14.9 Sollicitaties

Doel
• Werving en selectie van medewerkers

Persoonsgegevens
• Naam
• Contactgegevens
• Curriculum vitae
• Motivatiebrief
• Referenties (voor zover verstrekt)

Grondslag
• Voorbereiding op het sluiten van een overeenkomst
• Toestemming voor langere bewaartermijn

Ontvangers
• KNKV
• Betrokken leidinggevenden

Bewaartermijn
• Tot maximaal vier weken na afronding van de procedure, tenzij toestemming wordt gegeven voor langere bewaring.

14.10 Leveranciers, sponsoren en zakelijke relaties

Doel
• Het aangaan, uitvoeren en beheren van overeenkomsten
• Het onderhouden van zakelijke contacten en relaties
• Het uitvoeren van financiële en administratieve processen
• Het afhandelen van bestellingen, facturen en betalingen
• Het onderhouden van communicatie met leveranciers, sponsoren en andere zakelijke relaties

Persoonsgegevens
• Naam
• Functie
• Zakelijk e-mailadres
• Zakelijk telefoonnummer
• Organisatie- of bedrijfsgegevens
• Correspondentie
• Factuur- en betalingsgegevens
• Overige gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de zakelijke relatie

Grondslag
• Uitvoering van een overeenkomst
• Wettelijke verplichting
• Gerechtvaardigd belang

Ontvangers
• Geautoriseerde medewerkers van het KNKV
• Financiële dienstverleners
• Accountants en adviseurs
• Leveranciers van financiële en administratieve systemen
• Overheidsinstanties indien het KNKV daartoe wettelijk verplicht is

Bewaartermijn
Persoonsgegevens worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst, het onderhouden van de zakelijke relatie en het voldoen aan wettelijke verplichtingen. Financiële administratie wordt bewaard conform de toepasselijke fiscale en wettelijke bewaartermijnen.