Website en social media

Website
E
en website kan voor een vereniging verschillende functies hebben:

  • Digitale brochure
    In dit geval is een beperkt aantal pagina’s voldoende, waarin op heldere wijze wordt uitgelegd wie en wat de vereniging is. De website is informatief bedoeld voor bezoekers die de vereniging (nog) niet zo goed kennen.
  • Informatiemedium
    In dit geval is de website een aanvulling op het eventuele clubblad. Het internet blijkt een relatief goedkope manier te zijn om informatie snel en actueel onder de leden te verspreiden. Het is dan wel van groot belang dat de informatie actueel blijft.
  • Communicatiemedium
    Via een discussieforum, een gastenboek of een weblog kunnen meningen van leden en andere bezoekers worden verkregen. Ook zouden leden zich via een digitaal formulier kunnen opgeven voor (neven-)activiteiten van de vereniging. Dit is de meest interactieve vorm voor een website en zal op lange termijn de meeste regelmatig terugkerende bezoekers opleveren.

Wanneer je een verenigingswebsite wilt opzetten, dan zul je op de eerste plaats moeten bepalen wat het doel van deze website is. Die doelstelling kan overigens best een combinatie zijn van bovengenoemde functies. Belangrijk is wel om te weten, dat deze doelstellingen van invloed zijn op het ontwerp en het onderhoud van de website. Je moet daar in het stappenplan wel rekening mee houden.

Verantwoordelijk
Het is van belang dat één van de bestuursleden verantwoordelijk wordt voor de website. Vaak is dat een bestuurder, die ook de communicatie in zijn portefeuille heeft. Wanneer het bestuur de website ‘draagt’ en ondersteunt mag je verwachten, dat de website iets toevoegt aan wat er binnen de vereniging al is. Wanneer het initiatief bij een enthousiast lid blijft liggen sterft het een stille dood.
Zoals er een redactiecommissie is voor het clubblad, of een werkgroep sponsoring voor het binnenhalen van sponsors, zo is het ook slim om voor de website of internet een werkgroep in het leven te roepen. 

Actieplan
De werkgroep maakt vervolgens een actieplan, waarbij het doel van de website wordt bepaald en waarbij in kaart wordt gebracht welke kosten ermee gemoeid zijn. Wil de vereniging bijvoorbeeld haar eigen domeinnaam registreren en bij welke internetprovider kan de website op de server worden geplaatst, zodat deze zichtbaar is voor de wereld?
Ook dient de werkgroep te bepalen wie waarvoor verantwoordelijk is. Het gaat immers om een openbare publicatie, die voor iedereen zichtbaar is (en niet alleen voor de eigen leden). De werkgroep kan tevens voorstellen doen voor het ontwerp van de website.

Ontwerp
Het ontwerp van een website bestaat uit drie delen:

  • Functioneel ontwerp
    Dit is de structuur van de website. Die moet zo gemaakt worden dat elke bezoeker van de site in niet meer dan 2 muisklikken de informatie kan vinden, die hij zoekt. Het functioneel ontwerp bevat een menustructuur en een indeling van de website, waarbij elke menuoptie of elk onderdeel kort wordt beschreven.
  • Creatief ontwerp
    Hiermee wordt de lay-out van de website bedoeld. De vormgeving moet natuurlijk aansluiten op de huisstijl van de vereniging en duidelijk herkenbaar zijn. De navigatiestructuur van de website moet in één oogopslag duidelijk zijn. Gebruik niet teveel verschillende kleuren, maar bouw de website consistent op. Op die manier is het voor de technische bouwers ook makkelijker en helderder om de site uit te breiden als daar in een later stadium behoefte aan is.
  • Technisch ontwerp
    Dit is een meer complexe aangelegenheid. Het technisch ontwerp geeft aan op welke wijze de website wordt gebouwd, welke software en instellingen daarvoor nodig zijn en met welke applicaties wordt gewerkt (als daar behoefte aan is). Ook zal de beveiligingsstructuur van een website in het technisch ontwerp aan de orde moeten komen.

Het technisch ontwerp kan aan een bedrijf (een sponsor?) worden uitbesteed. Indien je daarvoor kiest probeer dan de sitebouwer in een zo vroeg mogelijk stadium bij de werkgroep te betrekken. Hij kan dan precies aangeven wat de technische (on-)mogelijkheden zijn.

Inhoud
Als de website gerealiseerd is, kan deze worden gevuld met de inhoud, zoals de werkgroep dat heeft bedacht. Het aanleveren van deze informatie is vaak al een probleem op zich. Die informatie moet in de regel van verschillende werkgroepen of commissies afkomen. Bedenk bij het schrijven van teksten voor een website, dat de gemiddelde internetsurfer nooit lang op een pagina blijft hangen. Lange teksten worden in de regel niet gelezen. Schrijf kort en bondig in korte zinnen en ondersteun de teksten met illustraties of foto’s. Die trekken de meeste aandacht van de bezoeker. Probeer de bezoeker ook tot acties te bewegen. Schrijf daartoe in de gebiedende wijs: ‘Klik hier om te reageren’. Probeer mensen niet alleen te bewegen tot het eenmalig aanleveren van teksten. Een website trekt meer bezoekers als hier van tijd tot tijd nieuwe artikelen op te vinden zijn.

Uitvoering
Wanneer de website operationeel is, moet er nog promotie voor gemaakt worden. Wie graag wil dat de website ook wordt gevonden door zoekmachines op het internet, kan de clubsite ook bij deze zoekmachines aanmelden.

Praktische tips
Tot slot nog een aantal praktische tips bij de start van een eigen clubsite:

  • De kosten van het registreren van een domeinnaam bedragen circa vijftig euro per jaar. Het hosten van een website lopen uiteen van circa tachtig euro tot driehonderd euro per jaar, afhankelijk van de grootte van de website, de technische eisen en de gekozen internetprovider.
  • Om een zo groot mogelijk aantal bezoekers te genereren, dient de website altijd actueel te zijn en regelmatig iets nieuws te bieden. Te denken valt aan het regelmatig plaatsen van wedstrijdverslagen, het bijhouden van een nieuwspagina en het regelmatig vervangen van foto’s en illustraties.
  • Zet op de introductiepagina van je website (de ‘homepage’) alle actuele elementen of verwijzingen naar pagina’s die regelmatig worden onderhouden. Dit is voor een bezoeker, die regelmatig de site bezoekt een reden om verder te kijken en terug te komen.
  • Kies voor een lettertype dat goed op het scherm leesbaar is, bij voorkeur schreefloos. Een veelgebruikt lettertype is Verdana, dat standaard met Windows wordt meegeleverd.
  • Gebruik niet teveel verschillende kleuren in de site, maar zorg er wel voor dat de navigatiemenu’s en de hyperlinks eruit springen. Gebruik zeker geen felle kleuren voor de achtergrond. Dit maakt de website moeilijk leesbaar.
  • Veel bewegende graphics zijn leuke aandachtstrekkers, maar zorgen veelal voor een trage website met lange downloadtijden en gaan na verloop van tijd irriteren. Datzelfde geldt voor het gebruik van geluidsbestanden.
  • Er zijn verschillende applicaties beschikbaar voor het publiceren van nieuws, activiteiten, vacatures en zelfs ledenlijsten, die probleemloos in websites kunnen worden ingepast. Hier zijn zeer veel verschillende tarieven voor in de markt. Pas op je tellen (en op de euro’s). Het meest geavanceerde op de markt zijn complete Content Management Systemen, waarmee volledige websites kunnen worden onderhouden zonder enige kennis van software. Voor deze relatief dure oplossingen zijn ‘gratis’ systemen voorhanden, maar daarvoor is wel enige technische kennis van een webmaster vereist.

Lees meer informatie over communicatie en een goede website op sport.nl/voorclubs

Social media
Social media hebben de laatste jaren een enorme vlucht genomen. Veel van de leden van je vereniging hebben een account op Facebook en/of Instagram en kijken wel eens op Twitter en/of YouTube. Daarbij maakt de jeugd nog eens gebruik van Snapchat en andere platforms, die in korte tijd populair kunnen worden of alweer 'uit' kunnen zijn. Voor verenigingen zijn social media interessant om de boodschap van de website verder - met per kanaal een bepaalde doelgroep en passende toon - te verspreiden én met extra, vaak op het gevoel gerichte berichten te komen. Net als bij je website is het bereik van je social mediakanalen goed meetbaar en is het zaak om je kanalen actief bij te houden.

Meer over een goed gebruik van social media lees je in het Handboek Social Media voor sportverenigingen