Persberichten

Persberichten
Om meer bekendheid te krijgen voor de korfbalsport of de vereniging is het van belang om alle nieuwsfeiten op een goede manier te publiceren. Dat kan door middel van brieven, mailingen, advertenties en door persberichten. Het schrijven van een goed persbericht is echter niet zo eenvoudig. Een persbericht komt bij een journalist of redacteur terecht, die er op zijn eigen wijze informatie uit haalt en die al dan niet publiceert. Hieronder zetten we uiteen hoe je 'in de pers' komt. Ook gaan we in op de omgang met de pers.

Wat is nieuws?
Dit is de belangrijkste vraag bij het schrijven van persberichten. Nieuws moet actueel zijn, interessant voor de pers en het publiek en het moet nog niet bekend zijn bij het publiek. Een redacteur zal een persbericht over iets wat hij al weet altijd direct aan de kant schuiven.

Voorbeelden van nieuwsfeiten zijn:

  • Aankondigingen van activiteiten (voor doelgroepen buiten de eigen vereniging)
  • Een bijzondere gebeurtenis in de vereniging
  • Zaken die betrekking hebben op plaatselijk bekende personen of activiteiten

Enkele voorbeelden hiervan zijn:

  • toernooien (b.v. schoolkorfbaltoernooi)
  • nieuwe spelers/speelsters
  • nieuwe trainer/ontslag trainer
  • geselecteerde spelers van jouw vereniging voor districtsteams of het nationale team
  • jubilea van leden
  • nieuwe (hoofd-)sponsor
  • wedstrijdverslagen
  • bijzondere wedstrijden (kampioenschap/degradatie)

 

Waaruit bestaat een persbericht?
Een persbericht bestaat uit een liefst korte, zakelijk en objectief geschreven tekst, waarin in ieder geval de volgende vragen worden beantwoord:

  • Wat is er te doen?
  • Waar is het te beleven?
  • Voor Wie is het bestemd? / Wie zijn er bij betrokken?
  • Waarom vindt het gebeuren plaats?
  • Wanneer vindt het gebeuren plaats?
  • Hoe kan men deelnemen? / Hoe is een en ander georganiseerd?

Elk persbericht start met een grote kop 'Persbericht' en sluit af met een noot voor de redactie, die aangeeft bij wie of waar men eventueel nadere inlichtingen kan krijgen.

De Lay-out
Een goed persbericht kent een standaard lay-out. De correspondent, redacteur of journalist zal na verloop van tijd persberichten van de vereniging herkennen. Indien je als vereniging een huisstijl hanteert, gebruik die dan! Het is de basis voor een goede PR. Denk bij de lay-out aan de volgende zaken:

  • Zet in de kop het woord 'Persbericht'
  • Geef in de vorm van een korte pakkende kop (vetgedrukt) de titel van je persbericht weer (zoals die eventueel zo in de krant kan worden overgenomen). Dit moet uiteraard een pakkende tekst zijn, waaruit direct blijkt dat het nieuws is.
  • Schrijf een eerste alinea in vetgedrukte letters, waarin de kern van het bericht is weergegeven.
  • Houd aan de linkerzijde van je pagina ca. 5 centimeter vrij, waarin de redacteur zijn kanttekeningen kan plaatsen.
  • De rest van de tekst bevat ondersteunende informatie, die de 6 bovenstaande vragen beantwoorden.
  • Houd het persbericht op 1 A4-pagina, verwijs voor achtergrond informatie eventueel naar bijlagen (programmaboekjes, etc).
  • Eindig de tekst met een serie slashes (//////////) zodat duidelijk wordt dat daarmee de te publiceren informatie wordt afgesloten.
  • Vermeld duidelijk naam en adres, telefoonnummer en functie van de afzender. Geef daarbij aan dat voor nadere informatie met de bewuste persoon contact op kan worden genomen. Je kunt ook naar de internetsite van de vereniging verwijzen.
  • Schrijf niet meer dan 5 alinea's.
  • Indien je toch meerdere vellen papier nodig hebt, herhaal de kop van het persbericht dan op de overige pagina's en nummer de pagina's.
  • Indien je bijlagen meestuurt geef dan onder aan het persbericht aan wat die bijlagen zijn.

 

Wanneer versturen?
Een persbericht moet je tijdig verzenden aan de media. Lokale omroepen en kranten hanteren veelal een termijn van ca. 2 weken voor activiteiten. Nieuwsberichten over sponsors, trainers etc verspreid je direct nadat het nieuws bekend mag worden gemaakt.

Bijzondere jubilea kun je ook 'onder embargo' aan de pers aanbieden. De redacteur heeft dan voldoende tijd om een artikel te schrijven met achtergrondinformatie en eventueel zorg te dragen voor de plaatsing van foto's. 'Onder embargo' wil zeggen, dat het artikel niet eerder dan een bepaalde datum mag worden gepubliceerd. Indien je een persbericht 'onder embargo' verspreid vermeld dat dan in dikgedrukte letters direct onder het woord 'Persbericht' waarbij je natuurlijk ook aan moet geven wanneer het bericht mag worden gepubliceerd. (Voorbeeld: Embargo tot vrijdag 17 september)

Hoe krijg je je persberichten 'in het nieuws'
Het is belangrijk te weten naar wie je een persbericht moet sturen. Bel gerust een krant of omroep op om te vragen wie de contactpersoon is voor sport of regionaal nieuws. Richt je persbericht dan ook aan die persoon. Hij of zij voelt zich daardoor eerder aangesproken.Neem enkele dagen na het verzenden telefonisch contact op met de betreffende persoon en vraag of het bericht is aangekomen en of er naar aanleiding van het bericht nog vragen zijn. Het is tevens een geschikte gelegenheid om de redacteur uit te nodigen of eventueel aanvullende informatie aan te bieden.

Probeer de contacten met de pers binnen de vereniging zoveel mogelijk via een werkgroep of commissie te laten lopen. Wanneer je goede contacten met de pers onderhoudt, zullen berichten van de vereniging eerder worden geplaatst.
Stuur na afloop van een activiteit eventuele foto's naar de media. Gebruik indien mogelijk een digitale camera.

Welke media kan ik aanschrijven?
Afhankelijk van de nieuwswaarde kun je de volgende media aanschrijven. Bedenk altijd wat de doelgroep is van de vereniging of de activiteit. Een plaatselijk bekende jubilaris komt niet in de landelijke krant. Maar wanneer een nieuwe (hoofd-)sponsor bijvoorbeeld adverteert op een regionale radio- of televisiezender is dat medium bij uitstek geschikt om je nieuws aan bekend te maken!

Persberichten kun je sturen naar:

  • Lokale radio- en/of televisiezender;
  • Lokale en regionale kabelkrant;
  • KNKV website en Korfbal!;
  • Regionale radio- en/of televisiezender;
  • Regionale krant;
  • Lokale bladen, die huis aan huis worden verspreid;

Daarnaast plaats je nieuwsberichten natuurlijk ook op de verenigingswebsite en in het (digitale) clubblad.

Opvang Pers
Journalisten, redacteurs, correspondenten, ze vormen een belangrijk verlengstuk van de externe communicatie en public relations van de vereniging. Het zal duidelijk zijn dat deze mensen dan ook als gast dienen te worden ontvangen als ze belangstelling tonen en de vereniging bezoeken.

Denk daarbij aan de volgende zaken:

  • Laat iemand van het bestuur of de organiserende werkgroep de pers persoonlijk verwelkomen.
  • Zorg ervoor dat hij of zij een actueel programma heeft en dat hij of zij van een consumptie wordt voorzien
  • Perslieden hoeven uiteraard niet te betalen voor hun aanwezigheid. Het is in het belang van de vereniging dat zij aanwezig zijn.
  • Zorg eventueel voor een vrije telefoonlijn en een rustige ruimte (bestuurskamer), waar perslieden gebruik van kunnen maken.
  • Bedank altijd de gasten voor hun komst en nodig hen uit voor een vervolgbezoek. Geef daarbij aan dat je belangstellend uitkijkt naar het verslag en geef eventueel aan welke activiteiten er nog op stapel staan.

Met deze handvatten voor de omgang met de pers kun je op een belangrijke manier bijdragen aan de verbetering van het imago van de vereniging en korfbal in het algemeen.