Algemene ledenvergadering in coronatijd

Voor sommige verenigingen staat binnenkort de algemene ledenvergadering (ALV) op het programma. Vanwege het coronavirus kunnen er geen fysieke bijeenkomsten plaatsvinden. De Corona-spoedwet biedt de mogelijkheid om een digitale ALV organiseren, waardoor bepaalde besluiten alsnog doorgang kunnen vinden. Ook is er de mogelijkheid om de ALV uit te stellen.

De Corona-spoedwet is met terugwerkende kracht ingegaan op 16 maart 2020 en vervalt op 1 september 2020. Er bestaat een mogelijkheid om de wet steeds met twee maanden te verlengen. De drie opties die deze wet biedt, worden hieronder toegelicht.

Optie 1: De ALV uitstellen
De eerste optie is om de ALV uit te stellen tot vier maanden na de datum waarop de ALV volgens de statuten gehouden zou moeten worden. Dat geldt dus ook voor het vaststellen van de jaarrekening. Als de lopende besluitvorming van de vereniging niet in problemen komt, dan is dit een goede optie.

Optie 2: De ALV digitaal voorbereiden en stemmen vooraf ophalen
De tweede optie is om de ALV digitaal te laten plaatsvinden en stemmen vooraf op te halen. In dit geval worden alle stukken en gevraagde besluiten vooraf per e-mail opgestuurd naar alle leden en worden leden gevraagd om vooraf te stemmen en/of vragen in te dienen. Leden moeten hier tot uiterlijk 72 uur voorafgaand aan de digitale ALV in de gelegenheid voor worden gesteld. Tijdens de digitale ALV worden de vragen beantwoord en worden de antwoorden op verenigingswebsite geplaatst of digitaal toegankelijk gemaakt voor leden.

Optie 3: Volledige digitale ALV inclusief stemtool
De derde optie is om de ALV volledig digitaal te laten plaatsvinden. In dit geval wordt de ALV op normale wijze voorbereid en wordt de vergadering gehouden via een digitale tool zoals Teams, Zoom, Google of Skype en kunnen de leden tijdens de vergadering digitaal stemmen. Inmiddels zijn hier meerdere applicaties voor ontwikkeld en NOC*NSF heeft een selectie gemaakt van aanbieders die dit kunnen faciliteren.

Meer informatie en online tools
Meer informatie over deze drie opties, inclusief een stappenplan, voorwaarden bij het organiseren van een digitale ALV en adviezen over online tools die je kunt gebruiken, vind je in dit document.

Datum: 4 mei 2020 uur

Vereniging Centraal