Actiepunten communicatie toegelicht

Het afgelopen jaar heeft stagiaire Mariska onderzoek gedaan naar hoe het KNKV de communicatie naar de verenigingen kan verbeteren. Over het algemeen waren de verenigingen positief gestemd over de communicatie. De communicatie kreeg gemiddeld het cijfer zeven, maar het onderzoek heeft ook een aantal actiepunten opgeleverd. Hier lees je hoe het er nu voor staat.

Aanleiding: door de verscheidenheid aan kanalen zijn bestuurders bang dat ze informatie missen
Actiepunt: informatievoorziening voor verenigingen helder maken 

Uit het onderzoek bleek dat bestuurders niet altijd weten op welke wijze het KNKV communiceert. Om dit duidelijk te maken is een schema ontworpen waarin wordt weergeven welke kanalen het KNKV heeft en welke informatie op welk kanaal te vinden is. Het KNKV heeft twee kanalen: KNKV.nl en Korfbal.nl. Op KNKV.nl en de bijbehorende socials wordt informatie voor bestuurders geplaatst, op Korfbal.nl en de bijbehorende socials staat informatie voor fans. Dus als je als bestuurder de website KNKV.nl (en de socials) volgt, ben je altijd op de hoogte van belangrijke informatie

Aanleiding: sommige secretarissen geven aan geen overzicht te hebben van wat naar wie is verstuurd, waardoor ze zelf alles nog een keer doorsturen en vrijwilligers informatie steeds dubbel ontvangen
Actiepunt: duidelijk overzicht voor secretarissen van wat naar wie verstuurd is

Uit het onderzoek bleek dat het voor verenigingen niet altijd duidelijk is welke informatie via de mail naar wie is verstuurd. Het zit zo: de mails die het KNKV naar verenigingen verstuurt, gaan naar de contactpersoon van dat desbetreffende onderwerp zoals bekend en gekoppeld in Sportlink Club. De secretaris wordt altijd meegenomen in de cc.

Verder staat sinds kort boven elke mail naar wie de mail verstuurd is en staat er op de website een overzicht van de mails die zijn verstuurd naar verenigingen. Zo is voor alle verenigingsbestuurders alle informatie terug te vinden.

Aanleiding: sommige secretarissen geven aan dat er maar één contactpersoon per onderwerp kan worden ingevuld in Sportlink Club, waardoor maar één persoon uit een commissie de informatie ontvangt
Actiepunt: realiseren dat er per functie meerdere contactpersonen gekoppeld kunnen worden

Uit het onderzoek bleek dat verenigingen de wens hebben dat er meerdere contactpersonen kunnen worden ingevuld per functie. De realiteit is dat dit al mogelijk is. Je kunt dit doen door in Sportlink Club naar het overzicht van je leden te gaan. Hier kun je aan elk lid meerdere functies koppelen. Je kunt aan zoveel leden als je wilt dezelfde functie koppelen, behalve bij de functies secretaris, voorzitter en penningmeester. Afgelopen seizoen was het zo dat het KNKV nog niet in alle communicatiestromen alle vrijwilligers gekoppeld aan dezelfde functie meenam, maar werd soms gekozen voor één persoon per groep. Bijvoorbeeld als een vereniging vijf contactpersonen had voor schoolkorfbal, kon het zo zijn dat maar één persoon informatie ontving over schoolkorfbal. Dit is in de zomer opgelost. Vanaf heden ontvangen alle personen die met een functie staan aangemeld in Sportlink Club mails over informatie die betrekking heeft op die functie.

Aanleiding: sommige respondenten geven aan dat ze het vervelend vinden dat ze mails ontvangen op hun privéadres
Actiepunt: keuze voor gekozen communicatiestroom duidelijk maken

Uit het onderzoek bleek dat sommige respondenten liever geen ‘korfbalmail’ op hun privéadres ontvangen en sommige respondenten wilden het verenigingsmailadres – gefaciliteerd vanuit de bond – terug. Het KNKV heeft de bewuste keuze gemaakt om de verenigingsadressen die eindigen op @knkv.net op te heffen gezien alle technische en praktische knelpunten die hier ontstonden. Het verenigingsmailadres – gefaciliteerd vanuit de bond – komt dus niet terug en dit is een bewuste keuze. De gekozen oplossing is dat zoals hierboven beschreven de mails verstuurd worden naar de contactpersoon van dat desbetreffende onderwerp zoals bekend in Sportlink Club. Bestuurders en vrijwilligers kunnen er voor kiezen om een eigen verenigingsadres bijvoorbeeld opleidingen@club.nl of voorzitter@club.nl te linken in Sportlink, maar met dat adres moet dan ook ingelogd worden in de KNKV wedstrijdzaken app. Het KNKV onderzoekt de mogelijkheid om per persoon twee mailadressen in te kunnen vullen, maar dit zal niet op korte termijn gerealiseerd worden.

Aanleiding: sommige respondenten snappen niet goed hoe Sportlink Club werkt
Actiepunt: duidelijker maken hoe Sportlink Club werkt

Het KNKV werkt voor de ledenadministratie met de internetapplicatie Sportlink Club van Sportlink Services. Uit het onderzoek bleek dat het voor sommige respondenten niet altijd duidelijk is hoe Sportlink Club werkt. Op de website van Sportlink Club is veel informatie te vinden over hoe Sportlink Club werkt. Daarnaast kun je je via deze pagina inschrijven voor een nieuwsbrief van Sportlink Club, waarin je maandelijks op de hoogte wordt gebracht van veranderingen binnen Sportlink Club. Het KNKV heeft er voor gekozen om geen eigen gebruikshandleiding te schrijven gezien de vele updates en wijzigingen.

Aanleiding: sommige respondenten geven aan de verslagen van de bondsraadsvergaderingen te lang te vinden, hierdoor blijven deze ongelezen. Gevolg: verenigingen missen belangrijke informatie
Actiepunt: enkel de beknopte en relevante informatie versturen

Vanaf nu maakt het KNKV na elke toekomstige bondsraadsvergadering een actiepunten- en besluitenlijst met daarbij een korte toelichting. Verenigingen ontvangen altijd uiterlijk een maand van te voren de input voor de bondsraadsvergadering. Ook deze zal in het vervolg worden voorzien van een korte toelichting. Daarnaast worden bondsraadsvergaderingen vanaf nu ook gelivestreamd. 

Met vragen hierover kun je terecht bij Team Communicatie: communicatie@knkv.nl.

Datum: 29 augustus 2019 - 08:00 uur

Communicatie en PR