FAQ avg

Mag ik een lijst met bijvoorbeeld scheidsrechters of wedstrijdleiders, leden voor bardienst publiceren op onze afgeschermde website zodat deze benaderd kunnen worden door leden?

Nee, dat mag alleen als je hiervoor toestemming hebt of een gerechtvaardigd belang.

Gebruik je de grondslag gerechtvaardigd belang dan is het verstandig om de algemene ledenvergadering daarmee vooraf te laten instemmen. Wil je behalve namen ook contactgegevens in de lijst opnemen, breng dit dan expliciet in stemming. Geef leden bovendien vooraf gelegenheid om zich tegen publicatie te verzetten.

Wat als een sporter of toeschouwer bezwaar heeft tegen de publicatie van foto´s en/of filmpjes?

Bij bezwaar zal een sporter zijn toestemming (als toestemming de grondslag is) intrekken en mag het beeldmateriaal niet gepubliceerd of verwijderd worden.

Wordt het beeldmateriaal niet op basis van toestemming gebruikt. (bijvoorbeeld bij toeschouwers) dan geldt het volgende. Bij beeldmateriaal dat niet in opdracht is gemaakt kan de betrokkene tegen publicatie alleen bezwaar maken op grond van een redelijk belang. Dit kan een privacybelang , maar ook een commercieel belang zijn. Een redelijk belang is iets anders dan een gerechtvaardigd belang zoals genoemd in de AVG.

Mag ik foto’s en filmpjes van sporters en toeschouwers publiceren?

Voor het maken en publiceren van beeldmateriaal moet de sportorganisatie toestemming hebben van herkenbaar in beeld gebrachte betrokkenen, óf een gerechtvaardigd belang hebben. Denk bij een gerechtvaardigd belang bijvoorbeeld aan persvrijheid, direct marketing, promotie van de organisatie of beveiliging. Ook wedstrijdverslaggeving kan gemotiveerd onder het gerechtvaardigd belang vallen. Een sportorganisatie mag in dat geval foto’s en beelden van wedstrijden publiceren of uitzenden, ook als daarbij bijvoorbeeld toeschouwers herkenbaar in beeld komen.

Mag ik sporters filmen en/of fotograferen? (Dit is nog niet publiceren!)

Dat is alleen toegestaan indien deze beelden nodig (noodzakelijk) zijn voor de uitvoering van de overeenkomst of als de sporter hiervoor toestemming heeft gegeven.

Bij uitvoering van de overeenkomst kan de vereniging denken aan het bestuderen en analyseren van beelden om de sportprestaties te verbeteren. Wij adviseren dit in de lidmaatschapsovereenkomst op te nemen.

Mag ik persoonsgegevens bewaren voor de statistieken?

Ja, je mag persoonsgegevens langer bewaren voor statistieken. Je moet dan wel duidelijk vastleggen welke persoonsgegevens daarvoor nodig en er voor zorgen dat de niet gegevens alsnog voor andere doeleinden worden gebruikt. Als het kan moet je de gegevens anonimiseren of pseudonimiseren. Let wel op: Anonimiseren is in veel gevallen lastig. Pseudonimiseren is nog lastiger. Vraag is deze situatie advies aan een privacyjurist.

Mag ik persoonsgegevens bewaren voor onze clubhistorie?

Wil je persoonsgegevens langer bewaren, bijvoorbeeld voor de clubhistorie (bijvoorbeeld foto’s of bijzondere prestaties) dan mag dat op basis van de uitzondering: historisch doel. Zorg er dan wel voor dat je dit doel kunt aantonen en er niet meer gegevens worden bewaard dan nodig. Ook moet je voorkomen dat persoonsgegevens uit het archief later alsnog voor andere dan historische doeleinden worden gebruikt.

Mag ik gegevens van leden die zich als lid hebben afgemeld bewaren?

Dit mag in beginsel maar beperkt zoals bij de beantwoording van de vorige vraag aangegeven. Mocht u gegevens van oud-leden willen bewaren na afloop van het lidmaatschap dan doet u er goed aan voor het bewaren en het doel van het bewaren van deze persoonsgegevens alsnog toestemming te vragen aan het oud-lid. Dit kan bijvoorbeeld in het afmeldingsformulier. Zet er dan bij waarvoor u de gegevens wilt bewaren.

Hoe lang mag ik persoonsgegevens bewaren?

Je mag persoonsgegevens bewaren zolang dat noodzakelijk is voor het doel waarvoor je ze gebruikt, niet langer. Soms geeft de wet een bewaartermijn, bijvoorbeeld om te voldoen aan de fiscale bewaartermijn van 7 jaar. Denk hierbij aan debiteuren- en crediteurenadministratie en de financiële administratie.

Mogen we een nieuwsbrief sturen aan onze leden?

Ja, je moet leden immers regelmatig kunnen informeren (uitnodiging ALV, verenigingsagenda, uitslagen, etc.). Maar let op: neem je advertenties op in de nieuwsbrief dan is wél toestemming nodig.

Let er op dat je onder iedere nieuwsbrief een uitschrijflink opneemt zodat de ontvanger zich eenvoudig kan afmelden.

Mogen we persoonsgegevens op computers/laptops gebruiken?

Dit mag, maar de vereniging blijft wel verantwoordelijk voor de veiligheid van de gegevens. Verplicht de gebruikers in dat geval antivirussoftware installeren en deze regelmatig updaten,

goede wachtwoorden instellen en deze regelmatig te wijzigen, indien mogelijk opslag op lokale harde schijven te voorkomen (gebruik web-omgevingen, cloud). Zorg er ook voor dat er altijd een goede, recente back-up is. Bij beëindiging van de verenigingstaken moeten de gegevens na overdracht definitief en ontraceerbaar verwijderd worden.

Pagina's