Intern Communicatieplan

Onder interne communicatie verstaan we de planmatige, formele communicatie tussen alle belanghebbenden binnen de vereniging die gericht is op het bevorderen van betrokkenheid en motivatie.

Doel
Alle communicatielijnen zodanig op elkaar afstemmen, zodat het voor iedereen (bestuur, commissieleden, rustende/actieve leden, donateurs), duidelijkheid is wat de taken/verantwoordelijkheden zijn, hoe de communicatielijnen lopen, waar de informatie gehaald kan worden.

Communicatie
Bij elke activiteit dient vooraf nagedacht te worden over het doel van de communicatie: wat wil je er mee bereiken. Ook is het belangrijk om bij de evaluatie te kijken of de doelstellingen daadwerkelijk behaald zijn

Communicatiedoelstellingen zijn:

  • kennisoverdracht: dat betekent dat je mensen wilt informeren
  • houding: je wilt bewerkstelligen dat mensen positief staan t.o.v. de plannen
  • gedrag: van groot belang is dat ze daadwerkelijk meewerken aan de plannen


Door vooraf je doelstellingen te bepalen weet je welke middelen je daarna moet gaan inzetten om dit te bereiken en welke doelgroepen je moet benaderen.

Interne doelgroepen

Het is van belang om je interne doelgroepen te segmenteren (op te splitsen). Het kan zijn dat de boodschap die je aan bijv. de commissies over wilt brengen anders is dan aan bijvoorbeeld jeugdleden.

Segmentatie:

  • bestuur
  • commissies:ad-hoc commissies
  • leden (actieve, rustende, donateurs)
  • ouders, huisgenoten


Formuleren van boodschappen
Wanneer je weet met welke doelgroepen je te maken hebt, dan bepaal je wat je wilt zeggen.

Uitvoering
Als je over punt 1 t/m 4 hebt nagedacht dan begint de uitvoering van het plan.
Bij de uitvoering denk je na over:

Strategie:

  • aan wie (doelgroep) heb ik wat te vertellen/vragen…
  • wat heb ik te vertellen (boodschap)
  • op welke termijn moet dit gebeuren
  • welke interne commissies moet ik daarbij informeren/betrekken
  • hoe ga ik het organiseren


Inzet interne middelen
Bij de inzet van een middel (schriftelijk, mondeling, digitaal, elektronisch) hangt het dus af van je doelstelling (kennis, houding, gedrag). Informatieverstrekking is bijvoorbeeld een middel dat zich kenmerkt door eenrichtingverkeer (topdown).

Wil je graag een positieve houding van bijvoorbeeld een trainer dan zul hem/haar moeten opleiden. Het beoogde effect is een positieve bijdrage van deze trainer.

Wil je bewerkstelligen dat je informatie en reactie ontvangt van bijvoorbeeld je leden dan kun je een ideeënbus neerzetten.Van belang is het om alle leden bewust mee te laten denken (communicatie is gericht op tweerichtingsverkeer).

Vaak is het zo dat er bij activiteiten een mix van middelen ingezet dient te worden om een zo groot mogelijk effect te bereiken. Elk middel heeft een voordeel, maar ook een nadeel. Daarover moet je goed nadenken. Het één is actueel (website), de ander is gericht op tweerichtingsverkeer of is juist bedoeld om topdown informatie te verstrekken. Bij belangrijke boodschappen/informatie volstaat alleen een mededeling op je website dus niet. Aanvullend zal dit bijvoorbeeld in het clubkrant vermeld moeten worden. Het bereik is 100%, maar het komt periodiek uit. Daar zul je dus rekening mee moeten houden.

Denk dus goed na bij het inzetten van je middel over:

  • met welke doelgroep je te maken hebt (jeugdleden benader je anders dan ouders)
  • je onderwerp>het doel
  • beschikbare middelen
  • kosten
  • het bereik
  • actualiteit, formaliteit


De middelen die de vereniging bezit zijn vele.

  • Mondeling
    Jaarlijkse Algemene Ledenvergadering, bestuurs / commissievergaderingen, oudergesprekken, individuele gesprekken, informele gesprekken, exitinterviews, evaluatiebijeenkomsten teams
  • Schriftelijk
    clubblad, zaalboek, beleidsplan, kennismakingsbrochure, vergaderverslagen, adressenlijsten, procedures, reglementen, affiches, mededelingenbord, jaarstukken, jaarkalender
  • Digitaal
    teletekst, website
  • Mix
    familiedag, feestavonden, jeugdkampen, opleidingen, jeugdavonden, trainingsbijeenkomsten, recepties.


DRAAIBOEK
De volgende punten verwerk je in een draaiboek:

Planning
Wat is het juiste tijdstip waarop je de middelen inzet voor de communicatie met je doelgroepen. Dit is erg belangrijk. Neem genoeg tijd om iets te organiseren

Organisatie
Hoe ga je het organiseren, wie gaat het doen, tijdspad

Budgettering
Wat is nodig aan geld, middelen, mensen voor deze activiteit of wellicht in de komende jaren. Hoe kom je aan het geld? Is het nodig om gelden te genereren via sponsoring of is dit intern beschikbaar? Bij de uitvoering maak je gebruik van een draaiboek, daarin vermeld je per activiteit wie iets doet, in welke tijd en wanneer.

Evaluatie
Wat is uiteindelijk het effect geweest van alle inspanningen i.h.k.v. je doelstelling.
Dat bepaalt of je sommige activiteiten misschien moet schrappen of juist moet herhalen.

Interne communicatie (Vereniging)
Je kunt een drietal communicatielijnen onderscheiden:

  • parallelle
  • verticale
  • horizontale


Het is van belang om te weten hoe deze lijnen door de vereniging lopen en hoe ze elkaar aanvullen om zodoende eventuele miscommunicatie op te sporen.
Uitgewerkt in de dagelijkse praktijk kom je tot de volgende structuur. Dit zijn de grote lijnen.

  • Wat is mijn taak
  • Hoe kunnen we als bestuur, als commissie, als lid van (vereniging) een bijdrage leveren aan een optimaal communicatieklimaat.


a. Parallelle communicatie

communicatie bestuur > interne doelgroepen
Deze communicatiestroom kenmerkt zich door vanuit 1 centraal punt (zendergericht) de informatie te verstrekken aan alle interne doelgroepen

Bestuur

  • Het bestuur legt 1x per jaar, mondeling verantwoording af voor het gevoerde beleid tijdens de Algemene Ledenvergadering (ALV). Daar kan iedereen vragen stellen over het gevoerde beleid en het toekomstig beleid. Ieder lid (donateur/rustend lid) krijgt van te voren schriftelijk de agenda en jaarstukken thuis toegestuurd.
  • Het bestuur stelt een uiterste datum voor de commissies voor het inleveren van het jaarverslag.
  • Het bestuur is in de mogelijkheid om in bijzondere gevallen een extra ledenvergadering te houden
  • Het bestuur heeft een beleidsplan gemaakt voor de komende jaren, dat als leidraad moet fungeren voor de toekomst. Deze is besproken op de ALV. Het bestuur zorgt ervoor dat alle (rustende)leden, donateurs op de hoogte zijn van dit plan. Een plan van aanpak voor de komende jaren is bij de leden bekend.
  • Het jaarplan zorgt voor een goede afstemming van activiteiten die plaats vinden. Het bestuur zorgt ervoor dat alle commissies hun jaarplannen indienen. Het bestuur bewaakt dit jaarplan en treedt zonodig in overleg met commissies.
  • De commissies krijgen te horen of hun jaarplan is goedgekeurd. De toegekende financiën worden tevens bekend gemaakt aan de commissies. Dit gebeurt schriftelijk.
  • Er vinden bestuursvergaderingen plaats. Bij aanvang van het seizoen worden deze gepland en bekend gesteld via het clubblad. De vergaderingen zijn openbaar voor alle belangstellenden.
  • In het clubblad heeft het bestuur de mogelijkheid om zaken aan de orde te stellen die besproken zijn in de bestuursvergaderingen. Deze informatie is voor ieder lid (donateur/rustend lid) te lezen. Actiepunten voor commissies worden aangegeven. Elk bestuurslid is verantwoordelijk voor 1 of meerdere commissies.
  • Het bestuur geeft leiding aan de vereniging en heeft daardoor een voorbeeldfunctie naar de vereniging alsook naar buiten toe.
  • Op het gebied van veiligheid, normen en waarden en alcohol zijn gedragsregels gemaakt. Het bestuur zorgt ervoor dat deze bij een ieder bekend zijn. Hetzij via publicatie in het clubblad hetzij door ze overzichtelijk neer te hangen.
  • Nieuwe leden krijgen van de secretaris de Statuten, Huishoudelijk reglement en het kennismakingsboekje van de vereniging thuis gestuurd. Eventueel wordt de TC of JC ingeschakeld voor de begeleiding op de 1e trainingsavond.


b. Verticale communicatie

communicatiebestuur > (ad hoc) commissies

  • Deze vorm kenmerkt zich door communicatie (zowel mondeling als schriftelijk, elektronisch, digitaal) van het bestuur naar de commissies toe (topdown) maar ook visa versa (bottom up). De commissies fungeren als intermediair (tussenfunctie) tussen het bestuur en de overige leden. Zij hebben de taak om de informatie vervolgens door te geven aan de overige interne doelgroepen (spelers, donateurs, ouders, etc)
  • Er vindt overleg plaats met een afvaardiging van het bestuur en de verschillende commissies. Tevens kunnen de commissies op eigen verzoek vragen stellen tijdens de bestuursvergaderingen.
  • Aan het begin van elk seizoen worden deze vergaderingen gepland via de jaarkalender en ontvangen de commissies schriftelijk een uitnodiging.
  • Elke bestuurslid draagt in zijn/haar takenpakket zorg voor de aansturing van een commissie en onderhoudt contacten met deze commissie(s)
  • De commissies verantwoorden zich op de ALV door middel van een jaarverslag. Dit dient ruim voor aanvang van de vergadering bij de secretaris ingeleverd te zijn.
  • De commissies maken jaarlijks een jaarplan die zij inleveren bij het bestuur. Het bestuur stelt aan de hand van het jaarplan financiën ter beschikking aan desbetreffende commissie. Het bestuur gaat al dan niet akkoord met het jaarplan.
  • Om de vrijwillige kader- en commissieleden te motiveren hun taken en verantwoordelijkheden zo goed mogelijk uit te voeren heeft het bestuur voor iedere functie een taakomschrijving. Daarin staat vermeld wat de taken en verantwoordelijkheden zijn en hoeveel tijd de functie in beslag neemt.
  • Kaderleden kunnen een opleiding volgen (op kosten van de vereniging) die bijdraagt tot het verbeteren van het uitvoeren van de functie. Daarvoor stelt het bestuur wel (morele) voorwaarden vast onder het motto “vrijwillig maar niet vrijblijvend’.
  • De commissies zijn verplicht om bij elke activiteit die zij ondernemen een activiteitenplan/draaiboek te maken.
  • Alle activiteiten worden ingepland op een jaarkalender. Deze dient up-to-date en te zijn en in bezit te zijn van de commissieleden. Een overzicht hiervan wordt overzichtelijk opgehangen (bestuurskamer?) De jaarkalender wordt bewaakt door de secretaris van het bestuur.
  • De commissies maken van elke vergadering/bijeenkomst een verslag (actielijst) dat zij opsturen naar het bestuurslid, dat verantwoordelijk is voor die commissie. Zo kan het bestuur volgen wat er in de commissie wordt besproken en eventuele problemen snel onderkennen. Dit bestuurslid kan op de bestuursvergadering het vergaderverslag ter info bespreken.
  • Het is raadzaam om in elke commissie één commissielid voor deze taak te benoemen (secretaris).
  • Om een vlotte interne communicatie te bevorderen is het raadzaam om een intern computernetwerk te starten.
  • Het centrale publicatiebord bij de ingang van de kantine kan dienen voor actuele informatievoorziening vanuit het bestuur en de commissies.
  • 1x per jaar wordt een vrijwilligersavond/dag gehouden of krijgen vrijwilligers een kleine attentie.


Communicatie bestuur > (rustende) leden, ouders(huisgenoten), donateurs

  • De communicatie vindt hoofdzakelijk plaats via het clubblad, dat periodiek uitkomt en waarin het bestuur (via de voorzitter) uitleg geeft over de gang van zaken. Bij vragen kan een ieder altijd het bestuur persoonlijk benaderen om uitleg. De telefoonnummers zijn te vinden in het clubblad of via de website. Ook kan het bestuur voor mededelingen gebruik maken van de kabelkrant en de website.
  • De bestuursvergaderingen zijn openbaar. Leden kunnen mondeling uitleg krijgen over de koers die het bestuur heeft uitgezet.
  • Het bestuur kan de betrokkenheid van de leden stimuleren door een ideeënbus of klachtenbus centraal in het clubhuis te plaatsen.
  • Het bestuur stelt financiën en accommodatie ter beschikking voor feestavonden of andere activiteiten


c. Horizontale communicatie:

Communicatie tussen de commissies onderling
Van groot belang is dat commissies onderling goed communiceren. Elke commissie maakt deel uit van een groter geheel nl. de vereniging. Om de onderlinge communicatie goed te laten verlopen is het dus nodig dat ook zij met elkaar contact houden.

Plenaire (gezamenlijk) commissievergaderingen
2 x per jaar vergaderen de commissies (per commissie een afvaardiging) met elkaar. De vergadering staat onder leiding van het verantwoordelijke bestuurslid (communicatie).
Doel: afstemmen van activiteiten, het maken/vastleggen van afspraken en het inventariseren van knelpunten. Er wordt een actiepuntenlijst gemaakt.

Minimaal 2x per jaar vergaderen commissies die onderling veel met elkaar verbonden zijn.
Doel: afstemmen van activiteiten, het maken van afspraken en het inventariseren van knelpunten.